Home » Arsip untuk September 2018
Prosedur operasional standar/ Standard Operating Procedure (SOP) digunakan oleh suatu organisasi untuk memberi jejak arsip dan keseragaman tindakan operasionalnya. Penyusuan SOP berbeda setiap organisasi. Dalam praktiknya tidak semua SOP yang dibuat dapat diterapkan dalam kegiatan operasional, bahkan parahnya SOP hanya sekadar dokumen yang diletakkan di rak atau lemari karena ia tidak dapat difungsikan sebagaimana mestinya.
Definisi SOP
- SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis (Rudi M Tambunan)
- Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
- SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
- SOP adalah satu set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
Tujuan Pembuatan SOP
- Agar karyawan dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
- Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
- Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan.
- Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
- Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi
Fungsi SOP
- Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
- Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
- Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
- Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
- Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Kapan SOP dibuat ?
- Sebelum suatu pekerjaan dilakukan, SOP harus sudah ada.
- Digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak .
- Saat pengujian SOP sebelum dijalankan (1-2 bulan trial).
- Jika ada perubahan langkah kerja, misal adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yang mempengaruhi lingkungan kerja.
Keuntungan menggunakan SOP
- Aturan main dalam perusahaan menjadi lebih jelas karena perusahaan memiliki acuan operasional yang baku.
- SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana sebagai alat komunikasi dan pengawasan terhadap pekerjaan agar dapat dilaksanakan secara efisien dan konsisten.
- Aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya
- Dokumen yang digunakan sudah standar, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi (bisa menjadi salah satu alat training).
- Image perusahaan akan meningkat karena rapi secara administrasi.
- Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)
Jenis SOP
- Sederhana, dengan langkah – langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan
- Hirarki, dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten
- Flowchart berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan
Bentuk SOP
- Dokumen tertulis
- Diagram atau alur kerja (flow chart)
Untuk siapa SOP dibuat ?
- SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan dalam hal ini karyawan perusahaan dari level terbawah hingga manager. SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan secara sendirian, pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawasan pekerjaan tersebut.
- Manager menggunakan SOP untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yg sama setiap kali menjalankan prosedur.
Siapa pembuat SOP ?
Idealnya pembuatan SOP ditangani oleh Departemen tersendiri karena SOP harus selalu direview atas sistem yang sudah ada serta perlu adanya pengembangan atas sistem tersebut. Departemen tersendiri yang menangani SOP tersebut ditujukan untuk menjamin independensi yang mementingkan sisi perusahaan dan internal kontrol serta mampu menjadi mediator antar departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan lancar.
Secara ideal SOP disusun oleh satu tim yang terdiri dari Penulis SOP (author), Pelaksana di lapangan (employee), Pengawas lapangan (supervisor), Atasan pengawas (manager).
Prosedur dan Langkah SOP
- Setiap perusahaan terdiri dari beberapa sistem seperti production, purchasing, marketing, sales and distribution, human resources, accounting, finance dll. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh seluruh sistem tersebut dapat berjalan dan bekerjasama.
- Setiap sistem disusun atas beberapa Prosedur Kerja, misalnya prosedur penerimaan barang dari supplier, prosedur penyimpanan barang di gudang, prosedur pengawasan produksi dan lain – lain.
- Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaannya, langkah-langkah tersebut merupakan tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.
Menyusun SOP secara Efektif dan Efisien
Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)
- Efektif : mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat
- Efisien : mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat
SOP yang efektif adalah
- SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan misi Organisasi, untuk mewujudkan Visi
- Memenuhi kriteria manual SOP
- Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP
Kriteria Manual SOP
- Spesifik, yaitu penyusunan SOP harus khas dan detail, sesuai dengan kebutuhan organisasiPenyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional, kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat.
- Lengkap prosedur tertentu dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan.
- Jelas dan mudah dipahami, dapat dicerna dengan baik, Tidak menimbulkan banyak tafsiran.
- Layak Terap (Applicable), dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan manajemen dan budaya organisasi.
- Controllable, dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi.
- Layak Audit
- Layak Ubah (Changeable and flexible), mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.
Pembuatan SOP
- Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
- Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
- Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
- Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
- Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
- Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan
- Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
- Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan
- Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
- Buat draft terlebih dahulu
- Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
- Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca
Prinsip Pembuatan SOP
- Panjang vs Pendek
- Jelas vs Tidak Jelas
- Bertelete – tele vs Ringkas
Tingkat Rincian
- Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh semua karyawan. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur.
- Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan karyawan dapat terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul.
- Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti
Format SOP
- Nama modul
- Tujuan
- Ruang lingkup
- Referensi/Pedoman
- Sarana
- Prosedur kerja
- Flowchart : menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis, dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi, digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit, dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir serta menggunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.
Simbol – Simbol Diagram Alir
Basic Flowchart
Tahapan Pembuatan SOP
Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP ? Tahapan umum yang harus diperhatikan dalam pembuatan SOP, yaitu :
- Bisnis Usaha yaitu mempelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan kita buat SOP. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
- Survei yaitu melakukan survei lokasi yang akan disiapkan sistemnya, melakukan juga interview bila diperlukan.
- Buat daftar kebutuhan yaitu membuat daftar dari semua peralatan, hardware dan software (bila ada) dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
- Menghitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan sistem yang akan dijalankan.
- Pilih sistem terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
- Buat draft SOP yaitumenyiapkan dan menyusun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team SOP, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
- Memintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan
Hambatan – hambatan dalam penyusunan SOP
- Hambatan Organisasional, misal seperti aspek dari gaya manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi.
- Hambatan Operasional, yaitu karaktersitik operasional mencakup Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional; Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional mencakup Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda standar.
- Hambatan Manajerial, misalnya Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan Manajerial, Pengawasan Manajerial yaitu perubahan bisnis atau lingkungan bisnis; dan tekanan Manajerial.
- Hambatan Personal, misal tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan, tidak memiliki motivasi, dan memiliki kepentingan pribadi
Implementasi SOP
SOP yang sudah mendapat persetujuan dapat diterapkan dengan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan sistem tersebut. Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.
Review SOP
Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasinya perlu untuk direview minimal 1 (satu) tahun atau kurang, setelah SOP tersebut diimplementasikan. Hal ini penting sekali mengingat sistem yang baru dicoba terkadang menimbulkan permasalahan baru yang tidak diprediksi sebelumnya dan harus cepat diselesaikan agar tidak menggangu operasional dari perusahaan. Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.
Kesuksesan Penerapan SOP
Kesuksesan perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, meliputi :
- Support dari semua departemen, karena SOP umumnya melibatkan banyak aktivitas lintas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen menmberikan support penerapan SOP tersebut di Departemen masing-masing, memberikan pengarahan dan instruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.
- Komitmen pimpinan perusahaan, karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam perusahaan dan disetujui oleh para pimpinan perusahaan maka komitmen para pimpinan di perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu dalam pelaksanaannya. Bila terdapat pengecualian maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya dalam SOP.
Contoh – contoh SOP :
Hendri
20:57
Admin
Bandung IndonesiaStandard Operating Procedure (SOP)
Prosedur operasional standar/ Standard Operating Procedure (SOP) digunakan oleh suatu organisasi untuk memberi jejak arsip dan keseragaman tindakan operasionalnya. Penyusuan SOP berbeda setiap organisasi. Dalam praktiknya tidak semua SOP yang dibuat dapat diterapkan dalam kegiatan operasional, bahkan parahnya SOP hanya sekadar dokumen yang diletakkan di rak atau lemari karena ia tidak dapat difungsikan sebagaimana mestinya.
Definisi SOP
- SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis (Rudi M Tambunan)
- Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
- SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
- SOP adalah satu set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
Tujuan Pembuatan SOP
- Agar karyawan dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
- Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
- Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan.
- Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
- Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi
Fungsi SOP
- Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
- Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
- Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
- Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
- Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Kapan SOP dibuat ?
- Sebelum suatu pekerjaan dilakukan, SOP harus sudah ada.
- Digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak .
- Saat pengujian SOP sebelum dijalankan (1-2 bulan trial).
- Jika ada perubahan langkah kerja, misal adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yang mempengaruhi lingkungan kerja.
Keuntungan menggunakan SOP
- Aturan main dalam perusahaan menjadi lebih jelas karena perusahaan memiliki acuan operasional yang baku.
- SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana sebagai alat komunikasi dan pengawasan terhadap pekerjaan agar dapat dilaksanakan secara efisien dan konsisten.
- Aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya
- Dokumen yang digunakan sudah standar, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi (bisa menjadi salah satu alat training).
- Image perusahaan akan meningkat karena rapi secara administrasi.
- Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)
Jenis SOP
- Sederhana, dengan langkah – langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan
- Hirarki, dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten
- Flowchart berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan
Bentuk SOP
- Dokumen tertulis
- Diagram atau alur kerja (flow chart)
Untuk siapa SOP dibuat ?
- SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan dalam hal ini karyawan perusahaan dari level terbawah hingga manager. SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan secara sendirian, pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawasan pekerjaan tersebut.
- Manager menggunakan SOP untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yg sama setiap kali menjalankan prosedur.
Siapa pembuat SOP ?
Idealnya pembuatan SOP ditangani oleh Departemen tersendiri karena SOP harus selalu direview atas sistem yang sudah ada serta perlu adanya pengembangan atas sistem tersebut. Departemen tersendiri yang menangani SOP tersebut ditujukan untuk menjamin independensi yang mementingkan sisi perusahaan dan internal kontrol serta mampu menjadi mediator antar departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan lancar.
Secara ideal SOP disusun oleh satu tim yang terdiri dari Penulis SOP (author), Pelaksana di lapangan (employee), Pengawas lapangan (supervisor), Atasan pengawas (manager).
Prosedur dan Langkah SOP
- Setiap perusahaan terdiri dari beberapa sistem seperti production, purchasing, marketing, sales and distribution, human resources, accounting, finance dll. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh seluruh sistem tersebut dapat berjalan dan bekerjasama.
- Setiap sistem disusun atas beberapa Prosedur Kerja, misalnya prosedur penerimaan barang dari supplier, prosedur penyimpanan barang di gudang, prosedur pengawasan produksi dan lain – lain.
- Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaannya, langkah-langkah tersebut merupakan tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.
Menyusun SOP secara Efektif dan Efisien
Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)
- Efektif : mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat
- Efisien : mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat
SOP yang efektif adalah
- SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan misi Organisasi, untuk mewujudkan Visi
- Memenuhi kriteria manual SOP
- Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP
Kriteria Manual SOP
- Spesifik, yaitu penyusunan SOP harus khas dan detail, sesuai dengan kebutuhan organisasiPenyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional, kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat.
- Lengkap prosedur tertentu dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan.
- Jelas dan mudah dipahami, dapat dicerna dengan baik, Tidak menimbulkan banyak tafsiran.
- Layak Terap (Applicable), dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan manajemen dan budaya organisasi.
- Controllable, dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi.
- Layak Audit
- Layak Ubah (Changeable and flexible), mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.
Pembuatan SOP
- Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
- Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
- Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
- Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
- Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
- Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan
- Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
- Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan
- Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
- Buat draft terlebih dahulu
- Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
- Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca
Prinsip Pembuatan SOP
- Panjang vs Pendek
- Jelas vs Tidak Jelas
- Bertelete – tele vs Ringkas
Tingkat Rincian
- Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh semua karyawan. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur.
- Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan karyawan dapat terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul.
- Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti
Format SOP
- Nama modul
- Tujuan
- Ruang lingkup
- Referensi/Pedoman
- Sarana
- Prosedur kerja
- Flowchart : menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis, dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi, digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit, dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir serta menggunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.
Simbol – Simbol Diagram Alir
Basic Flowchart
Tahapan Pembuatan SOP
Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP ? Tahapan umum yang harus diperhatikan dalam pembuatan SOP, yaitu :
- Bisnis Usaha yaitu mempelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan kita buat SOP. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
- Survei yaitu melakukan survei lokasi yang akan disiapkan sistemnya, melakukan juga interview bila diperlukan.
- Buat daftar kebutuhan yaitu membuat daftar dari semua peralatan, hardware dan software (bila ada) dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
- Menghitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan sistem yang akan dijalankan.
- Pilih sistem terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
- Buat draft SOP yaitumenyiapkan dan menyusun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team SOP, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
- Memintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan
Hambatan – hambatan dalam penyusunan SOP
- Hambatan Organisasional, misal seperti aspek dari gaya manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi.
- Hambatan Operasional, yaitu karaktersitik operasional mencakup Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional; Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional mencakup Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda standar.
- Hambatan Manajerial, misalnya Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan Manajerial, Pengawasan Manajerial yaitu perubahan bisnis atau lingkungan bisnis; dan tekanan Manajerial.
- Hambatan Personal, misal tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan, tidak memiliki motivasi, dan memiliki kepentingan pribadi
Implementasi SOP
SOP yang sudah mendapat persetujuan dapat diterapkan dengan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan sistem tersebut. Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.
Review SOP
Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasinya perlu untuk direview minimal 1 (satu) tahun atau kurang, setelah SOP tersebut diimplementasikan. Hal ini penting sekali mengingat sistem yang baru dicoba terkadang menimbulkan permasalahan baru yang tidak diprediksi sebelumnya dan harus cepat diselesaikan agar tidak menggangu operasional dari perusahaan. Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.
Kesuksesan Penerapan SOP
Kesuksesan perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, meliputi :
- Support dari semua departemen, karena SOP umumnya melibatkan banyak aktivitas lintas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen menmberikan support penerapan SOP tersebut di Departemen masing-masing, memberikan pengarahan dan instruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.
- Komitmen pimpinan perusahaan, karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam perusahaan dan disetujui oleh para pimpinan perusahaan maka komitmen para pimpinan di perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu dalam pelaksanaannya. Bila terdapat pengecualian maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya dalam SOP.
Contoh – contoh SOP :
MANFAATKAN UNTUK ANALISIS USAHA BUMDES
Aplikasi DSS UMKM ini adalah milik Kementerian Negara Koperasi dan UKM Deputi Bidang Pengkajian Sumberdaya UKMK. Software (Piranti lunak) DSS UMKM adalah sebuah kelas sistem komputerisasi informasi, yang dapat mendukung para penggunanya dalam perencanaan dan pengambilan keputusan kelayakan ekonomi dan keuangan yang dalam hal ini untuk usaha mikro kecil, dan menengah (UMKM).
DSS dapat memberikan kemudahan dalam melakukan perhitungan, ketelitian dalam perhitungan dan pemeriksaan. Aplikasi ini diharapkan dapat memberikan efektivitas dan efesiensi bagi pihak pemerintah, pelaku usaha dan lembaga intermediary dalam melakukan pengambilan keputusan untuk mengembangkan bisnis UMKM.
A. Fitur Decision Support System (DSS) UMKM
Fitur yang diberikan aplikasi Decision Support System (DSS) UMKM yang dapat dimanfaatkan bagi setiap pengguna atau pelaku UMKM adalah:
- Mendukung pengguna atau pelaku UMKM pada sektor perdagangan, pertanian, manufaktur, jasa, restoran untuk perencanaan dan pengambilan keputusan kelayakan ekonomi dan keuangan.
- Memiliki fasilitas yang memberikan informasi dan wawasan berkaitan dengan istilah dan teknik-teknik pembuatan perencanaan maupun pengambilan keputusan kelayakan ekonomi dan keuangan.
- Mampu melakukan ekspor dokumen menjadi file doc (Microsoft Word) siap cetak.
- Proses pengisian untuk pembuatan studi kelayakan ekonomi dan keuangan tidak harus dilaksanakan pada satu waktu dan dapat disimpan kapan saja.
B. Kebutuhan Dasar Hardware dan Software
Aplikasi DSS UMKM ini akan berjalan baik pada komputer dengan konfigurasi hardware dan dukungan software sebagai berikut:
Hardware:
- Komputer dengan prosesor Intel Pentium IV ataupun yang setara
- RAM minimum 512MB atau lebih
- Monitor dengan resolusi minimum 800×600
Software:
- Sistem Operasi Windows XP SP2 atau Windows Vista
- Net Framework 3.5 atau diatasnya
- Office 2003 atau Office 2007
C. Cara Menjalankan Aplikasi Decision Support System (DSS) UMKM
DOWNLOAD DSS UMKM dan INSTAL
Setelah aplikasi sukses terpasang di komputer dan sudah berjalan dengan baik, sekarang user dapat menggunakan aplikasi ini untuk membuat perencaan dan pengambilan keputusan kelayakan ekonomi dan keuangan usaha. Untuk mempermudah penggunaan, berikut penjelasan dari masing-masing tombol toolbar yang terdapat dalam aplikasi, toolbar dari kiri ke kakan mengilustrasikan proses pembuatan studi kelayakan:
- Profil; merupakan toolbar yang terdiri dari profil perusahaan dan profil usaha. Toolbar ini dapat di klik untuk membantu user mendeskripsi perusahaan dan usaha yang dijalankan.
- Aspek; terkait dengan aspek produksi, pemasaran, manajemen dan SDM, lingkungan dan keuangan.Toolbar ini dapat di klik untuk membantu user mendeskripsikan aspek ekonomi dan keuangan perusahaan dan usaha yang dijalankan.
- Analisis Bisnis; pada toolbar ini, sistim akan secara otomatis melakukan analisis setelah user melakukan pengisian pertanyaan yang diajukan/tersedia pada toolbar profil dan aspek produksi, pemasaran, manajemen & SDM, Lingkungan dan Keuangan.Hasil analisis akan ditampilkan dalam image angka skor, grafik warna dan deskripsi hasil analisis.
- Print; toolbar ini disedikan untuk memberikan pilihan kepada user untuk memprint hasil studi kelayakan dalam format dokumen Ms Word (doc).
Langkah-langkah memulai aplikasi DSS studi kelayakan ekonomi dan keuangan usaha adalah sebagai berikut :
- Untuk mulai menjalankannya, user terlebih dahulu diminta untuk menyesuaikan sektor usaha yang dijalankannya atau sektor usaha yang akan dibuat studi kelayakannya dengan memilih tampilan toolbar aplikasi.
- Untuk membuat studi kelayakan dari usaha, dimulai dengan Tahap Pengisian Profil Perusahaan.User dapat langsung meng-klik icon profil perusahaan. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian identitas perusahaan dan konsep awal. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form identitas perusahaan. Isian form terletak pada layar paling kanan. Setelah terisi, kembali di-klik form konsep awal untuk melakukan pengisian selanjutnya. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian profil usaha.
- Tahap pengisian profil usaha, User dapat langsung meng-klik icon profil usaha. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian kondisi perusahaan dan form pola pembiayaan bank.. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form kondisi perusahaan. Isian form terletak pada layar paling kanan. Setelah terisi, kembali di-klik form selanjutnya mengenai pola pembiayaan bank untuk melakukan pengisian selanjutnya. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian aspek produksi.
- Tahap pengisian Aspek Produksi, User dapat langsung meng-klikicon aspek produksi. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian aspek produksi. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form aspek produksi. Isian form terletak pada layar paling kanan. Setelah terisi, kembali di-klik form selanjutnya mengenai pola pembiayaan bank untuk melakukan pengisian selanjutnya. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian aspek pemasaran.
- Tahap pengisian Aspek Pemasaran, User dapat langsung meng-klikicon aspek pemasaran. Setelah di-klik akan muncul layar tampian bantuan dan form isian kinerja Pemasaran. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form kinerja Pemasaran. Isian form terletak pada layar paling kanan. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian manajemendan SDM.
- Tahap pengisian Aspek Manajemen dan SDM, User dapat langsung meng-klikicon aspek manajemen dan SDM. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian manajemen dan SDM. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form kinerja manajemen dan SDM. Isian form terletak pada layar paling kanan. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan(sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap aspek lingkungan.
- Tahap pengisian Aspek Lingkungan, User dapat langsung meng-klikicon aspek lingkungan. Setelah di-klik akan muncul layartampilan bantuan dan form isian aspek lingkungan. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada setiap tampilan form aspek lingkungan. Isian form terletakpada layar paling kanan. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian aspek keuangan.
- Tahap pengisian Aspek Keuangan, User dapat langsung meng-klikicon aspek keuangan. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian kinerja keuangan yang terdiri dari tujuh form. Laluisilah setiap pertanyaan yang tersedia pada setiap tampilan form kinerja keuangan, mulai dari form satu sampai tujuh. Isian form terletak pada layar palingkanan. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian aspek manjemen dan SDM.
- Analisis bisnis; pada toolbar ini, sistim akan secara otomatis melakukan analisis setelah user melakukan pengisian pertanyaan yang diajukan/tersedia pada toolbar profil dan aspek.Hasilanalisis akan ditampilkan dalam image angka skor (indeks), angka kelayakan keuangan (Cash Flow, IRR, BEP, BCR, PP, NPV-PI), grafik warna dan deskripsi hasil analisis. Untuk melihat hasil analisis dari masing-masing aspek dapat langsung di klik tab hasil analisis pada bagian tengah aplikasi. Pada gambar disamping diberikan contoh hasil analisis produksi. Pada layar ditunjukkan hasil analisis perindikator dan analisis secara komulatif keseluruhan indikator. Untuk hasil analisis dengan kelayakan tinggi diilustrasikan dengan warna hijau, kelayakan sedang dilustrasikan dengan warna kuning dan kelayakan rendah diilustrasikan dengan warna merah.
D. Output Aplikasi Decision Support System (DSS) UMKM
- PROFIL PERUSAHAAN
- KONSEP AWAL
- KONDISI PERUSAHAAN
- POLA PEMBIAYAAN BANK
- KINERJA MARKETING
- Produk
- Harga
- Distribusi
- Market Share
- Segmentasi dan Positioning
- Tingkat Persaingan
- Promosi
- Analisis Kinerja Marketing
- KINERJA PRODUKSI
- Lokasi Usaha
- Fasilitas Produksi dan Peralatan
- Bahan Baku
- Tenaga Kerja
- Teknologi Usaha
- Proses Produksi
- Kapasitas Produksi
- KINERJA MANAJEMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA
- Bentuk Organisasi
- Profil Usaha
- Kompensasi
- Analisis Kinerja Manajemen dan Sumber Daya Manusia
- KINERJA KEUANGAN
- Tabel Biaya Investasi
- Tabel Jumlah Tenaga Kerja
- Tabel Biaya Gaji
- Tabel Perhitungan Hari Modal Kerja
- Tabel Hasil Budidaya Optimum dan Minimum
- Tabel Tahapan dalam Proses Budidaya
- Tabel Perkembangan Jumlah Hasil Budidaya
- Tabel Estimasi Laporan Neraca
- Tabel Estimasi Laporan Rugi Laba
- Tabel Perkembangan Cash Flow
- Tabel Perhitungan Break Even Point
- Tabel Perhitungan Benefit Cost Ratio
- Tabel Perhitungan Payback Periods
- Tabel Perhitungan Net Present Value dan Profitability Index
D. Manfaat Decision Support System (DSS) UMKM
- adanya instrument perhitungan kelayakan investasi yang lebih mudah
- menyediakan informasi bagi pelaku usaha dalam penyusunan model investasi
- menyediakan informasi dan pengetahuan bagi masyarakat luas yang berminat mengembangkan usaha sejenis
APLIKASI DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS) UMKM
MANFAATKAN UNTUK ANALISIS USAHA BUMDES
Aplikasi DSS UMKM ini adalah milik Kementerian Negara Koperasi dan UKM Deputi Bidang Pengkajian Sumberdaya UKMK. Software (Piranti lunak) DSS UMKM adalah sebuah kelas sistem komputerisasi informasi, yang dapat mendukung para penggunanya dalam perencanaan dan pengambilan keputusan kelayakan ekonomi dan keuangan yang dalam hal ini untuk usaha mikro kecil, dan menengah (UMKM).
DSS dapat memberikan kemudahan dalam melakukan perhitungan, ketelitian dalam perhitungan dan pemeriksaan. Aplikasi ini diharapkan dapat memberikan efektivitas dan efesiensi bagi pihak pemerintah, pelaku usaha dan lembaga intermediary dalam melakukan pengambilan keputusan untuk mengembangkan bisnis UMKM.
A. Fitur Decision Support System (DSS) UMKM
Fitur yang diberikan aplikasi Decision Support System (DSS) UMKM yang dapat dimanfaatkan bagi setiap pengguna atau pelaku UMKM adalah:
- Mendukung pengguna atau pelaku UMKM pada sektor perdagangan, pertanian, manufaktur, jasa, restoran untuk perencanaan dan pengambilan keputusan kelayakan ekonomi dan keuangan.
- Memiliki fasilitas yang memberikan informasi dan wawasan berkaitan dengan istilah dan teknik-teknik pembuatan perencanaan maupun pengambilan keputusan kelayakan ekonomi dan keuangan.
- Mampu melakukan ekspor dokumen menjadi file doc (Microsoft Word) siap cetak.
- Proses pengisian untuk pembuatan studi kelayakan ekonomi dan keuangan tidak harus dilaksanakan pada satu waktu dan dapat disimpan kapan saja.
B. Kebutuhan Dasar Hardware dan Software
Aplikasi DSS UMKM ini akan berjalan baik pada komputer dengan konfigurasi hardware dan dukungan software sebagai berikut:
Hardware:
- Komputer dengan prosesor Intel Pentium IV ataupun yang setara
- RAM minimum 512MB atau lebih
- Monitor dengan resolusi minimum 800×600
Software:
- Sistem Operasi Windows XP SP2 atau Windows Vista
- Net Framework 3.5 atau diatasnya
- Office 2003 atau Office 2007
C. Cara Menjalankan Aplikasi Decision Support System (DSS) UMKM
DOWNLOAD DSS UMKM dan INSTAL
Setelah aplikasi sukses terpasang di komputer dan sudah berjalan dengan baik, sekarang user dapat menggunakan aplikasi ini untuk membuat perencaan dan pengambilan keputusan kelayakan ekonomi dan keuangan usaha. Untuk mempermudah penggunaan, berikut penjelasan dari masing-masing tombol toolbar yang terdapat dalam aplikasi, toolbar dari kiri ke kakan mengilustrasikan proses pembuatan studi kelayakan:
- Profil; merupakan toolbar yang terdiri dari profil perusahaan dan profil usaha. Toolbar ini dapat di klik untuk membantu user mendeskripsi perusahaan dan usaha yang dijalankan.
- Aspek; terkait dengan aspek produksi, pemasaran, manajemen dan SDM, lingkungan dan keuangan.Toolbar ini dapat di klik untuk membantu user mendeskripsikan aspek ekonomi dan keuangan perusahaan dan usaha yang dijalankan.
- Analisis Bisnis; pada toolbar ini, sistim akan secara otomatis melakukan analisis setelah user melakukan pengisian pertanyaan yang diajukan/tersedia pada toolbar profil dan aspek produksi, pemasaran, manajemen & SDM, Lingkungan dan Keuangan.Hasil analisis akan ditampilkan dalam image angka skor, grafik warna dan deskripsi hasil analisis.
- Print; toolbar ini disedikan untuk memberikan pilihan kepada user untuk memprint hasil studi kelayakan dalam format dokumen Ms Word (doc).
Langkah-langkah memulai aplikasi DSS studi kelayakan ekonomi dan keuangan usaha adalah sebagai berikut :
- Untuk mulai menjalankannya, user terlebih dahulu diminta untuk menyesuaikan sektor usaha yang dijalankannya atau sektor usaha yang akan dibuat studi kelayakannya dengan memilih tampilan toolbar aplikasi.
- Untuk membuat studi kelayakan dari usaha, dimulai dengan Tahap Pengisian Profil Perusahaan.User dapat langsung meng-klik icon profil perusahaan. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian identitas perusahaan dan konsep awal. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form identitas perusahaan. Isian form terletak pada layar paling kanan. Setelah terisi, kembali di-klik form konsep awal untuk melakukan pengisian selanjutnya. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian profil usaha.
- Tahap pengisian profil usaha, User dapat langsung meng-klik icon profil usaha. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian kondisi perusahaan dan form pola pembiayaan bank.. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form kondisi perusahaan. Isian form terletak pada layar paling kanan. Setelah terisi, kembali di-klik form selanjutnya mengenai pola pembiayaan bank untuk melakukan pengisian selanjutnya. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian aspek produksi.
- Tahap pengisian Aspek Produksi, User dapat langsung meng-klikicon aspek produksi. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian aspek produksi. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form aspek produksi. Isian form terletak pada layar paling kanan. Setelah terisi, kembali di-klik form selanjutnya mengenai pola pembiayaan bank untuk melakukan pengisian selanjutnya. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian aspek pemasaran.
- Tahap pengisian Aspek Pemasaran, User dapat langsung meng-klikicon aspek pemasaran. Setelah di-klik akan muncul layar tampian bantuan dan form isian kinerja Pemasaran. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form kinerja Pemasaran. Isian form terletak pada layar paling kanan. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian manajemendan SDM.
- Tahap pengisian Aspek Manajemen dan SDM, User dapat langsung meng-klikicon aspek manajemen dan SDM. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian manajemen dan SDM. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form kinerja manajemen dan SDM. Isian form terletak pada layar paling kanan. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan(sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap aspek lingkungan.
- Tahap pengisian Aspek Lingkungan, User dapat langsung meng-klikicon aspek lingkungan. Setelah di-klik akan muncul layartampilan bantuan dan form isian aspek lingkungan. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada setiap tampilan form aspek lingkungan. Isian form terletakpada layar paling kanan. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian aspek keuangan.
- Tahap pengisian Aspek Keuangan, User dapat langsung meng-klikicon aspek keuangan. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian kinerja keuangan yang terdiri dari tujuh form. Laluisilah setiap pertanyaan yang tersedia pada setiap tampilan form kinerja keuangan, mulai dari form satu sampai tujuh. Isian form terletak pada layar palingkanan. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian aspek manjemen dan SDM.
- Analisis bisnis; pada toolbar ini, sistim akan secara otomatis melakukan analisis setelah user melakukan pengisian pertanyaan yang diajukan/tersedia pada toolbar profil dan aspek.Hasilanalisis akan ditampilkan dalam image angka skor (indeks), angka kelayakan keuangan (Cash Flow, IRR, BEP, BCR, PP, NPV-PI), grafik warna dan deskripsi hasil analisis. Untuk melihat hasil analisis dari masing-masing aspek dapat langsung di klik tab hasil analisis pada bagian tengah aplikasi. Pada gambar disamping diberikan contoh hasil analisis produksi. Pada layar ditunjukkan hasil analisis perindikator dan analisis secara komulatif keseluruhan indikator. Untuk hasil analisis dengan kelayakan tinggi diilustrasikan dengan warna hijau, kelayakan sedang dilustrasikan dengan warna kuning dan kelayakan rendah diilustrasikan dengan warna merah.
D. Output Aplikasi Decision Support System (DSS) UMKM
- PROFIL PERUSAHAAN
- KONSEP AWAL
- KONDISI PERUSAHAAN
- POLA PEMBIAYAAN BANK
- KINERJA MARKETING
- Produk
- Harga
- Distribusi
- Market Share
- Segmentasi dan Positioning
- Tingkat Persaingan
- Promosi
- Analisis Kinerja Marketing
- KINERJA PRODUKSI
- Lokasi Usaha
- Fasilitas Produksi dan Peralatan
- Bahan Baku
- Tenaga Kerja
- Teknologi Usaha
- Proses Produksi
- Kapasitas Produksi
- KINERJA MANAJEMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA
- Bentuk Organisasi
- Profil Usaha
- Kompensasi
- Analisis Kinerja Manajemen dan Sumber Daya Manusia
- KINERJA KEUANGAN
- Tabel Biaya Investasi
- Tabel Jumlah Tenaga Kerja
- Tabel Biaya Gaji
- Tabel Perhitungan Hari Modal Kerja
- Tabel Hasil Budidaya Optimum dan Minimum
- Tabel Tahapan dalam Proses Budidaya
- Tabel Perkembangan Jumlah Hasil Budidaya
- Tabel Estimasi Laporan Neraca
- Tabel Estimasi Laporan Rugi Laba
- Tabel Perkembangan Cash Flow
- Tabel Perhitungan Break Even Point
- Tabel Perhitungan Benefit Cost Ratio
- Tabel Perhitungan Payback Periods
- Tabel Perhitungan Net Present Value dan Profitability Index
D. Manfaat Decision Support System (DSS) UMKM
- adanya instrument perhitungan kelayakan investasi yang lebih mudah
- menyediakan informasi bagi pelaku usaha dalam penyusunan model investasi
- menyediakan informasi dan pengetahuan bagi masyarakat luas yang berminat mengembangkan usaha sejenis